準備・段取りの大切さ

仕事が時間通りに終わらない。
次から次へと新しいタスクが発生してくる・・・

仕事の処理能力を考え直したり、他者の責任にしたりする前に
一つ確認してみてほしい所があります。
それは「準備・段取り」の質。

進みが悪い、終わらない・・・

先日、他社の方たちと仕事をしました。
ざっくりと言うと広い建物の中で、指定の場所へ指定の機器を設置して設定作業を行うという内容。
建物は隅から隅まで歩くと10分以上は掛かる広さ、機器は大きさと重さもあるので同時に運べる数に限りがありました。
”効率よく回る為には順路と担当分けをしっかり作らないとなぁ”と思っていましたが…

「ここから1台持って、指定場所へ設置しに行って下さい。」
「終わったら次の1台をここへ取りに来て…」
「ここにある機器は並びはバラバラです」

1台機器を手にしたら、マップからどこへ持っていくのかを探す。
そこへ機器を運んで設置と設定。
次の1台をスタート地点へ取りに行き、またマップとにらめっこ。

予定時間を3時間以上オーバー

結果的にこの仕事は当初の終了予定時間を3時間以上オーバーしながらも
全台完了しなかったのです。

機器の運搬と設置のために建物内を回る効率が悪かったというのもありました。
それに加えて
・情報の更新がされていなかった
・立ち入りできないエリアもあり、機器を持って行っても持ち帰りが多発
・設置に掛かる時間が場所によって差が大きい
など、事前の確認不足が目立ちました。

エリア分割を「余計な事!」

情報の突き合わせを先に行い当日の作業範囲を確認できるようにと、
移動による時間ロス削減と並行作業による時間短縮を図ろうと思い、
数名でエリア毎に機器をまとめようとしました。

これに責任者は機嫌を悪くし
「余計な事して、○時までに終わらないよ!」と声に出す。
『終わらせるために準備不足を解消しようとしているのに・・・』

話が通じないので、非効率な作業を強行することになり、
結果は先にお話した通り、○時を3時間以上オーバーした上に数台未着手でその後対応が必要となりました。

古い情報であるとか、
立ち入りができないエリアが出るなどは前日にお客様と確認をすればわかったはずです。
移動ロス削減などの作業効率を上げるために、準備段取りを徹底すれば予定時間で終わらせる事は充分可能でした。

早く作業をする為には作業を単純化させる事です。
そのために準備・段取りを磨き上げ作業の区切りをつけられるようにします。
これらは『当たり前』だと思っていましたが、まだまだ浸透していないのですね。

あなたの周りでは如何でしょうか?

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